Hamımız iş yerində təşkilatlanmağın vacib olduğunu bilirik, lakin bir çox insanlar üçün davamlı bir mübarizədir. İnanın ya da inanmayın, mütəşəkkil qalmaq göründüyü qədər qorxulu deyil. Bir neçə sürətli düzəliş və bəzi davam edən həllər, düşündüyünüzdən daha asanlaşdırır.
Addımlar
Metod 1 /4: Məkanınızı və Vaxtınızı İdarə Edin
Addım 1. Fəaliyyətlərinizi izləyin
Gündəlik fəaliyyətlərinizi qeyd etmək və ya qeyd etmək üçün bir neçə gün sərf edin. Bu, nə etdiyinizi başa düşməyəcəyinizi tam olaraq görməyinizə kömək edəcək və təşkilati və məhsuldarlıq boşluqlarına ilkin baxış verəcəkdir. Bu məşq də böyük şəkil məqsədləriniz nəzərə alınmaqla edilməlidir. Fəaliyyət qeydləri vasitəsi ilə hansı fəaliyyətlərin vaxt itkisi ola biləcəyini və hansı fəaliyyətlərin əslində məqsədlərinizə çatacağını görə bilərsiniz.
Addım 2. Məhsuldarlıq vaxtlarınızı təyin edin
Bəzilərimiz səhər adamlarıyıq, bəzilərimiz isə səhər düşüncəsinə əsəbləşirik. Günün hansı vaxtlarında ən məhsuldar olduğunuzu artıq anlaya bilərsiniz. İstər axşamları, istər səhərləri, istər nahar vaxtını, istərsə də iş gününün tələskən saatlarından əvvəl və ya dərhal sonra, məhsuldarlığınızı artırmaq üçün həmin vaxtlardan yararlanın.
Addım 3. Tapşırıqlarınızı prioritetləşdirin
Hamımız bilirik ki, bəzi vəzifələr digərlərindən daha vacibdir, lakin biz həmişə buna görə prioritet vermirik. Beləliklə, vacib vəzifələri qeyd edərək və ya ulduz edərək bir sıralama sistemi inkişaf etdirin və dürüst və çevik olun. Rəqəmsal bir təqvim və ya kompüterinizdə və ya masanızdakı yapışqan qeydlər vasitəsilə xatırlatmalardan istifadə edin. Vaxtınızı və enerjinizi daha çox siyahınızdakı prioritetli maddələrə ayırın. Nümunələr, işin sonuna və ya sabahına aid olan işlər kimi zamana həssas vəzifələri əhatə edir. Müştərilərə, müdirlərə və ya hesabları ödəyən hər kəsə cavab verməyi də üstün tuta bilərsiniz. Bir işin həssaslığından və əhəmiyyətindən əmin deyilsinizsə, soruşmaq həmişə yaxşıdır.
Addım 4. Dərhal sürətli tapşırıqları yerinə yetirin
Bütün tapşırıqların prioritetləşdirilməsi və gələcəkdə tamamlanması üçün planlaşdırılması lazım deyil. Bəzi tapşırıqların planlaşdırılması və ya planlaşdırılması, yerinə yetirmək üçün lazım olduğu qədər çox vaxt alır. Əgər belədirsə və bu vəzifələri dərhal ləğv edə bilsəniz, heç bir halda bunu etməyin! Sürətli tapşırıqların dərhal yerinə yetirilməsi də süründürməçiliyin qarşısını alır.
Addım 5. Səliqəsizliyi və iş materiallarını idarə edin
Masalarımız, qarışıqlıqdan tornado sahələrinə asanlıqla gedə bilər və bu da təşkilatçılığı çətinləşdirir. Hətta bəzi insanlar yalnız təmiz masa üzərində işləyirlər. Bu tamamilə lazım olmasa da, iş sahənizi təmizləmək üçün addımlar atın.
- Dağıdıcı. Tullantılarınızı zibil qutusuna atın və lazımi materialları sistematik şəkildə yığın. Mümkün olduğunda yığışdırın: iş günündəki fasilələr, fasilələr və ya işlər arasında.
- Dərhal özünüzü təmizləyin. Bu şəkildə ağlınızın üstündədir. Üstəlik, gələcək yığışmalarınızın bir hissəsi halına gəlməsinin qaçılmaz həyəcanından qaçınırsınız.
- Lazımi ləvazimatları əlinizdə saxlayın. Əlbəttə ki, ətrafınızdakı hər şey dağınıq deyil. Lazımi vasitələrə sahib olmaq vaxtınıza qənaət edir və qiymətli yerinizdən yaxşı istifadə edir.
Addım 6. Fəaliyyətləri və görüşləri planlaşdırın
Bəziləri yalnız görüşlər planlaşdırırlar, ancaq işlər siyahısında heç bir fəaliyyət göstərmirlər. Ən vacib işlərin və görüşlərin planlaşdırılması faydalı ola bilər. Yalnız çərşənbə axşamı və cümə axşamı günləri görüşlər keçirərək günlərinizi "yığa" bilərsiniz. Özünüzə yaradıcı vaxt ayırmaq və ya gözlənilməz halları qarşılamaq üçün cədvəlinizdə bir neçə deşik saxlayın.
- Bir təşkilatçı və təqvimdən istifadə edin. Bunlar qələm və kağız təşkilatçıları ola bilər və ya iCalendar və ya Google Now kimi proqram əsaslı təqvimlər və şəxsi köməkçi tətbiqlər ola bilər.
- Fəaliyyətlərinizi təsnif edin. Kateqoriyalara ayırma və ya rəng kodlaşdırma fəaliyyətləri, nəyin vacib olduğunu tez bir zamanda vizual şəkildə xatırlatmağa kömək edə bilər. Məsələn, kateqoriyalara yazışmalar, layihələr, hadisələr, görüşlər, beyin fırtınaları, hətta fasilələr və ya idman və idman zalı daxil ola bilər.
- Texnologiyanızı asanlaşdırın. Məsələn, Outlook kimi onlayn təşkilatçılar və e-poçt platformaları, işlər siyahılarınızı, təqvimlərinizi və ünvanlarınızı birləşdirə bilər. Bu yalnız səmərəliliyinizi artırmır, həm də düşüncənizi asanlaşdırmağa kömək edir.
- Mümkün olan yerdə nümayəndəlik etmək. İş gününün çılğınlığında, hər şeyi özünüz etmək lazım olmadığını unutmaq asandır. Bir köməkçiyə tapşırın və ya xüsusilə bataqlıqda olsanız, bir həmkarınızdan möhkəm bir iş görməsini və müəyyən bir işdə sizə kömək etməsini istəyin. Hər şey daha sonra işlər yavaşlayanda geri qaytara bilərsiniz.
Metod 2 /4: E -poçtu sistematik şəkildə həll etmək
Addım 1. E -poçtu təyin olunmuş vaxtda yoxlayın
Hamımızın gələnlər qutumuza yapışdırılması lazım deyil, çünki bir çox mesaj əslində düşündüyümüz qədər həssas deyil. Dərhal e-poçt təqibi tələb etməyən bir işdə işləyirsinizsə, e-poçtunuzu gündə təxminən üç-dörd dəfə təyin olunmuş vaxtlarda yoxlayın.
Addım 2. E -poçtları sənədləşdirin
Mesajların gələnlər qutusuna yığılmasına icazə vermək əvəzinə, qovluqları və bayraqları doldurmaqdan istifadə edin. Məsələn, Outlook -dakı qovluqlar və alt qovluqlar və ya Gmail etiketləri və birdən çox gələn qutusu aktiv ola bilər. Məsələn, bir jurnalist olsanız, qovluqlarınıza Mövcud Hekayələr, Gələcək Hekayələr, Köhnə Hekayələr, Müsahibələr və Mənbələr və Söhbətlər və Fikirlər adı verilə bilər.
Silmək və arxivləşdirmək. Önəmli, köhnə yazışmaları arxiv edin və qalanlarını silin. Yuxarıdakı nümunədə "Köhnə Hekayələr" jurnalistin arxiv qovluğudur. Köhnə e -poçtları silməyə başladıqdan sonra, zibil qutusuna sənəd kabinetindən daha layiq olan neçə e -məktub təəccüblənəcəksiniz. Bəzi insanlar sıfır oxunmamış e -poçt (və ya gələn qutunuzda sıfır e -poçt, dövr) olması mənasını verən "gələn qutusu sıfırına" and içirlər. Qovluqlardan və etiketlərdən istifadə etməklə yanaşı, arxiv xüsusiyyətinizdən istifadə edərək, boş vaxtlarda köhnə e -poçtları silməklə və e -poçt açma tətbiqlərindən istifadə etməklə gələn qutusu sıfıra çata bilərsiniz
Addım 3. Daha səmərəli olduqda digər ünsiyyət formalarından istifadə edin
Bəzən sürətli bir telefon zəngi 10 geri və irəli e-poçt işini edə bilər. Əgər belədirsə, zəng edin! Bir e-poçt mübadiləsinin müzakirəyə layiq olduğunu bilirsinizsə və ya xeyli irəli-geri çəkiləcəyinizi bilirsinizsə, bəzən telefonla danışmaq daha yaxşıdır. Tez-tez telefonla daha çox məlumat əldə edəcəksiniz, siz və müzakirə tərəfi uzun, vaxt aparan e-poçtların hazırlanmasından çəkinir. Hətta bir həmkarına məktub göndərə və belə deyə bilərsən: “Bu mövzuda sənə çoxlu suallarım var. Bəlkə zəng etmək daha asan olar. 5 -də zəng vura bilərəmmi?"
Addım 4. Fasilələri məhdudlaşdırın
Strateji fasilələr faydalı olsa da, iş vaxtınızdakı fasilələr faydalı deyil. Fasilələr sizi ləngidə bilər, iş ritminizi poza bilər və fikir qatarınızı itirə bilər. Beləliklə, çox məşğul olacağınızı bildiyiniz zaman uzaq mesajları və səsli mesajları istifadə etməyə çalışın. Bu vasitələr yalnız fiziki olaraq ofisində olmadığınız zamanlar üçün deyil; çox batdıqda istifadə edilə bilər. Bir çox insanın da "açıq qapı siyasəti" var, amma əslində qapınızı hər zaman açıq saxlamaq lazım deyil. Hətta qapıda "Konfrans Zəngi davam edir" və ya "İşğal edildi" kimi dostluq qeydləri də buraxa bilərsiniz. Daha sonra geri qayıdın və ya e -poçt göndərin."
Addım 5. Buluddan istifadə edin
Bulud hesablamasını düşünməyə dəyər, çünki daha ucuz, ölçeklenebilir, daha səmərəli və daha asan yenilənə bilər. Buludda mövcud olan məzmun xüsusilə faydalıdır, çünki cihazlarınıza daxil ola bilərsiniz: kompüterlər, planşetlər, smartfonlar və s. Bulud saxlama da rəqəmsal ehtiyatın faydalı bir əsas və ya ikincil forması kimi xidmət edir. İT menecerinizlə və ya proqram təminatçınızla əlaqə saxlayın, çünki artıq buludda müəyyən miqdarda boş disk sahəsi ola bilər və ya kiçik bir illik ödənişlə əldə edə bilərsiniz.
Addım 6. Onlayn əlfəcinlərdən istifadə edin
Əsas brauzerlərin hamısı tez və asan daxil olmaq üçün sevdiyiniz və ya ən çox ziyarət edilən veb ünvanlarını saxlaya və təşkil edə biləcəyiniz yer işarələmə xüsusiyyətlərinə malikdir. Xəbərləri və ya sənaye yeniliklərini yoxlamaq üçün vacib saytları unutmamaq üçün onlardan faydalanın.
Metod 3 -dən 4: Vaxtınızı İstifadə Edin
Addım 1. Çox işdən çəkinin
Bütün mütəxəssislərin bu fikirdə olduğu görünür. Televiziyada sürətli səslənə və ya sərin görünə bilsə də, çoxlu iş səmərəli deyil və əslində təşkilat səmərəliliyinizə zərər verə bilər. Bunun əvəzinə bütün diqqətinizi bir anda bir işə ayırın, idarə edin və siyahınızdakı növbəti maddəyə keçin.
Addım 2. Özünüz üçün bir cədvəl və ya cədvəl yaradın
Şükürlər olsun ki, əksər işlər gününüzdəki hər şeyi dəqiqəyə qədər planlaşdırmağı tələb etmir. Bununla birlikdə, günün ən vacib vəzifələri və hadisələrinin əsas cədvəlini saxlamaq, işinizi davam etdirməyə kömək edə bilər.
- Müəyyən fəaliyyətlər üçün vaxt məhdudiyyəti təyin edin. Bəzi işlərdə müəyyən vaxt məhdudiyyəti tələb olunmur, lakin digərlərində məhsuldarlığınızı artırmaq üçün vaxt parametrləri olmalıdır. Gün ərzində lazım olduğundan daha çox vaxt aparan və gələcəkdə onlara vaxt məhdudiyyətləri qoyan vəzifələri düşünün.
- Digər fəaliyyətlər üçün əlavə vaxt ayırın. Təcrübədən öyrəndiyiniz kimi, bəzi işlər ümumiyyətlə gözlənildiyindən daha çox vaxt aparır, amma bu heç də pis bir şey deyil. Bu fəaliyyət növləri üçün və xüsusilə əhəmiyyətli hadisələr və görüşlər üçün, məsələn, büdcədən əvvəl və sonra əlavə vaxt.
Addım 3. Taymer tətbiqindən, saniyəölçəndən və ya zəngli saatdan istifadə edin
Az istifadə edildikdə təsirli vasitələr ola bilər. Bəzi insanlar həyəcan siqnallarını vaxtından əvvəl 10, 15 və ya 30 dəqiqə əvvəl təyin etməyi sevirlər ki, əvvəlcədən xəbərdarlıq versinlər və ya fəaliyyətə başlamazdan əvvəl tampon vaxtını versinlər. Xatırlatma siqnalları da qura bilərsiniz.
Addım 4. Fəaliyyəti təxirə salmaqdan çəkinin
Özünüzdən soruşun ki, təxirə salmaq tamamilə zəruridirmi və ya bu çağırış sadəcə təxirə salma nümunəsidir. İkincisini hiss edirsinizsə, gücü təxirə salmayın! Bununla birlikdə, bir fəaliyyətin hamısını və ya bir hissəsini təxirə salmaq qaçılmaz olduğu hallarda, qaldığınız yeri qeyd etməyi və konkret planlarla yenidən planlaşdırmağı unutmayın. Alternativ olaraq, fövqəladə vəziyyət planı hazırlaya bilərsiniz. Məsələn, fərdi görüşü ləğv etmək məcburiyyətindəsinizsə, bəlkə də bir konfrans zəngi və ya veb konfransı keçirə bilərsiniz.
Metod 4 /4: Fiziki və Zehni Sağlam qalmaq
Addım 1. Fasilə verin
Zehni boş vaxt məhsuldarlığımız üçün vacibdir və ağlımız üçün sağlamdır. Bəzən işimizə o qədər qapılırıq ki, çox ehtiyac duyduğumuz ara verməyi dayandırmırıq. Fasilələr bizə məhsuldarlığımızı artıran lazımlı istirahət verir, eyni zamanda bir addım geri çəkilmək və etdiklərimizin vaxtımızdan ən səmərəli istifadə olub -olmadığını soruşmaq imkanı verir.
Addım 2. Daha yaxşı yatmaq
Düzgün yuxu görməsəniz, ertəsi gün özünüzü yorğun, yorğun və ya letarji hiss edə bilərsiniz ki, bu da iş qrafikinizə və iş səmərəliliyinizə zərər verə bilər. Gecədə yeddi -səkkiz saat fasiləsiz yuxu istəyin.
Addım 3. Özünüzü iş yoldaşlarınızla müqayisə etməyin
İş yoldaşlarımızın işlərinin çoxu bizimkindən fərqlidir və hər kəsin onlar üçün işləyən fərqli təşkilat üsulları var. Həmkarınız üçün məntiqli və səmərəli olan bir üsul sizin üçün ən yaxşı üsul ola bilməz və əksinə.
Addım 4. Təşkilatın davam edən bir proses olduğunu qəbul edin
Mükəmməl olacağını gözləməyin. Təşkilat davam edir və daimi diqqət tələb edir. Hər gün optimal şəkildə təşkil olunmayacaqsınız, ancaq kiçik bir təşkilat səmərəliliyinizi artırmaq üçün uzun bir yol qət edir.
