Şəxsi sənədlər asanlıqla və tez bir şəkildə təşkil oluna bilər. Dosyalarınız nə qədər qeyri -mütəşəkkil olursa, gələcəkdə onları yenidən tapmaq bir o qədər çətin olacaq. Şəxsi sənədlərinizin tapılmasını və sənədləşməsini asanlaşdırmaq üçün bir az vaxt ayırıb onları düzgün təşkil etmək istəyəcəksiniz. İstifadə edəcəyiniz dəqiq sistem sizə bağlı olacaq. Bununla birlikdə, sənədlərinizi qaydasına salmağınıza kömək etmək üçün istifadə edə biləcəyiniz şəxsi sənəd təşkilinin bəzi əsas üsulları var.
Addımlar
4 -dən 1 -ci hissə: Əsas Təşkilat Metodlarından istifadə
Addım 1. Sadə saxlayın
Təqdimat sistemi yaratmağın məqsədi özünüzü asanlaşdırmaqdır. Sisteminizi həddindən artıq mürəkkəb və ya qarışıq etməkdən çəkinmək istərdiniz. Sisteminizi bacardığınız qədər sadə saxlamaq, işləmək üçün lazım ola biləcək sənədləri asanlıqla sənədləşdirməyinizə və ya geri götürməyinizə kömək edəcək.
- Yalnız sizə lazım olanı sənədləşdirin. Çox saxlama sisteminizi sıxışdıra bilər və istifadəsi çətinləşə bilər.
- Fayl sisteminizdə lazımsız mürəkkəblikdən çəkinin.
- Artıq ehtiyac duymadığınızdan əmin olduğunuz faylları atın.
Addım 2. Sisteminizdə doğru miqdarda dərinlik istifadə edin
Fayllarınızın uyğunlaşması üçün bir çox fərqli kateqoriya və alt kateqoriya yaratmaq cazibədar ola bilər. Lakin, yalnız geniş səviyyəli kateqoriyalar yaratmaq və yalnız ehtiyac duyduğunuz qədər istifadə etmək yaxşı bir fikirdir. Çox kateqoriya yaratmaq, çətin və səmərəsiz bir sənəd sistemi ilə nəticələnə bilər. Sisteminizin düzgün işləməsi üçün düzgün miqdarda təşkilati dərinlik yaratdığınızdan əmin olun.
- Sisteminiz üçün həddindən artıq detallı alt kateqoriyalar yaratmaqdan çəkinin. Məsələn, "Qəbzlər, Yemək, Çörək" çox faydalı olardı.
- Sadəcə aylıq və ya həftəlik qəbzlər üçün bir kateqoriyaya sahib olmaq sənəd sisteminiz üçün daha uyğun ola bilər.
- Müştərilər üçün bir bölmənin olması və sonra əlifba sırası ilə düzülməsi təsirli bir dərinlik səviyyəsinin nümunəsidir.
Addım 3. Fayllarınızı tapmağı asanlaşdırın
Sənəd sisteminiz, bir şeyin harada saxlanıldığını dəqiq şəkildə bildirən açıq vizual işarələrə malik olmağınızdan böyük fayda əldə edəcək. Fayl sisteminin bölmələrini aydınlaşdırmaq, bir maddəni və ya faylı bir anda tapmağa kömək edəcək. Dosyalarınızı ön plana çıxararkən bu tövsiyələrdən bəzilərini unutmayın:
- Müəyyən kateqoriyalar və ya bölmələri göstərmək üçün rəngli qovluqlardan istifadə edin.
- Rənglərin və onlara təyin etdiyiniz kateqoriyaların lazımlı bir siyahısını saxlamağa çalışın.
- Dosyalarınızı aydın şəkildə etiketlemek üçün bir etiket istehsalçısı istifadə edin.
- Qovluqlarınızın kəsilməsini izləyin. Hər bir kateqoriya və ya bölmə üçün yalnız bir qovluq kəsilmiş istifadə etməyə çalışın.
Addım 4. Ehtiyacınız olan fayl konteynerlərinin növlərini düşünün
Dosyalarınızı təşkil etməzdən əvvəl onları yerləşdirmək üçün bir şey tapmalısınız. Hansı növ fayl konteynerlərindən istifadə etməyiniz, saxlamalı olduğunuz faylların miqdarından, nə qədər əhəmiyyətli olmalarından, sənədlərin ölçülərindən və onlara daxil olmaq üçün lazım olan tezlikdən asılı olacaq. Hansı fayl konteynerlərinin sizin üçün uyğun ola biləcəyini bilmək üçün bu ipuçlarından bir neçəsinə nəzər salın:
- Çox vacib sənədləri saxlamağa ehtiyacınız varsa, yanğına davamlı bir saxlama qabı satın alın.
- Bir konteynerdə Underwriters Laboratoriyası möhürünün tapılması, konteynerin 1700 dərəcə Fahrenheit temperaturu olan bir atəşdə sənədlərinizi təxminən bir saat qoruyacağını göstərə bilər.
- Müntəzəm sənədlər üçün əsas bir sənəd kabineti almaq istəyə bilərsiniz. Həssas və ya məxfi sənədlər üçün daha etibarlı bir sənəd kabineti və ya seyf satın alın.
- Sənəd konteynerinizdə bütün sənədlərinizi saxlamaq üçün kifayət qədər yer olduğundan əmin olmaq istəyəcəksiniz.
- Qeyri -adi ölçülü sənədləriniz varsa, onların saxlama konteynerinizə sığa biləcəklərini yoxlayın. Məsələn, hüquqi ölçülü sənədlər lazım olan qovluğun ölçüsünü və saxlama ölçülərini təsir edə bilər.
4 -cü hissənin 2 -si: Sənədlərinizin təşkili
Addım 1. Bütün sənədlərinizi toplayın
Sənədlərinizi təşkil etməyə başlamazdan əvvəl bütün sənədlərinizin qarşınızda olduğuna əmin olmaq istəyəcəksiniz. Fayllarınızın necə təşkil edildiyi və ya necə təşkil edildiyi barədə narahat olmayın. Hələlik, saxlanılması lazım olduğunu düşündüyünüz bütün sənədləri toplayın və sıralamağa hazır olun.
- Artıq sıraladığınız köhnə sənədləri çıxarın. Yaratdığınız yeni sistemə uyğun olaraq onları yenidən təşkil etmək istəyə bilərsiniz.
- Bütün son sənədlərinizin toplandığından və sıralanmağa hazır olduğundan əmin olun.
Addım 2. Fayllarınızı aktiv və arxiv maddələrə bölün
Dosyalarınızı təşkil edərkən onları iki əsas kateqoriyaya bölmək faydalı ola bilər: işləməyiniz lazım olan aktiv sənədlər və saxlamağınız lazım olan arxiv sənədləri. Bu, daha tez -tez istifadə etdiyiniz fayllara daxil olmağınıza və dərhal əldə etməyiniz lazım olmayan faylları səliqəli şəkildə saxlamağınıza kömək edəcək.
- Aktiv sənədlər, hələ də tez -tez müraciət etməli, istinad etməli və ya başqa şəkildə daxil olmağınız lazım olan sənədlərdir.
- Arxiv sənədləri yaxın gələcəkdə ehtiyacınız olmayacaq, lakin hələ də saxlamanız lazım olan sənədlərdir.
Addım 3. Sisteminiz üçün doğru kateqoriyalar yaradın və etiketləyin
Dosyalarınızı bir yerdə topladıqdan sonra onları tez bir şəkildə inventarlaşdıra bilərsiniz. Dosyalarınızı nəzərdən keçirərkən, uyğun ola biləcək ümumi kateqoriyalara diqqət yetirin. Fayllarınız üçün istifadə edəcəyiniz əsas təşkilati sistemi yaratmaq üçün bu kateqoriyalara yazın. Hansını istifadə etmək istədiyinizi bilmək üçün bu ümumi kateqoriyalardan bir neçəsinə baxın:
- Doğum şəhadətnamələri, ölüm şəhadətnamələri və ya evlilik sənədləri kimi alt kateqoriyalara malik hüquqi qeydlər.
- Keçmiş maliyyə xülasələrinizi, kredit kartı məlumatlarınızı, kredit hesabatlarınızı və ya illik maliyyə xülasələrinizi əhatə edən maliyyə sənədləri.
- Əmlak qeydləri.
- Diplomlar, iş qeydləri, sağlamlıq qeydləri və sığorta polisi kimi şəxsi sənədlər.
Addım 4. Uzun müddətli saxlama sənədlərini uzaqlaşdırın
Arxiv sənədləri olaraq qeyd etdiyiniz sənədləri uzun müddətli saxlama qabınıza qoyun. Bu fayllara tez -tez daxil olmayacaq, buna görə də sonradan əldə etmək üçün sənəd sistemində müvafiq kateqoriyalara yerləşdirildiklərindən əmin olun. Arxiv sənədləri, ehtimal ki, təqdim etdiyiniz və mütəşəkkil sənədlərinizin əksəriyyətini təşkil edəcək.
- Uzunmüddətli saxlama daha iki kateqoriyaya bölünə bilər: daimi fayllar və "ölü" fayllar.
- Daimi sənədlərə hələ də daxil ola biləcəyiniz təhsil sənədləri, iş sənədləri və ya digər vacib sənədlər daxil ola bilər.
- "Ölü" sənədlər, yenidən daxil olmağınız lazım olmayacaq sənədlərdir. Köhnə vergi qeydləri bu kateqoriyaya uyğun ola bilər. Ancaq unutmayın ki, vergi bəyannamələri yeddi il saxlanılmalıdır.
Addım 5. Mövcud sənədlərinizi aktiv sənədlər bölməsinə daxil edin
Tez -tez istifadə edəcəyiniz və ya hələ də nəzərdən keçirməyiniz lazım olan sənədlərin aktiv sənədlər bölməsinə yerləşdirilməsi lazımdır. Sənəd sisteminizdəki bu bölmə, arxivləşdirməyə tam hazır olmayan sənədlərə tez daxil olmağa imkan verəcək. İstifadə etməyi düşünə biləcəyiniz ən çox yayılmış dörd sənəd sənədidir.
- Hələ də diqqətinizə ehtiyacı olan sənədlər.
- Hələ də oxumalı və ya nəzərdən keçirməli olduğunuz sənədlər.
- Hələ ödəməli olduğunuz hesablar.
- Uzun müddətli saxlamağa hazır olan sənədlər.
4 -cü hissənin 3 -ü: Elektron faylların təşkili
Addım 1. Geniş kateqoriyalarla başlayın, sonra daha konkret olun
Fiziki sənədlərinizdə olduğu kimi, sənədlərinizin uyğun olduğu ən geniş kateqoriyalardan başlamaq istəyəcəksiniz. Məsələn, müstəqil bir podratçı olsanız, sənədlərinizi işəgötürən tərəfindən təşkil etmək istəyə bilərsiniz. Yəni hər biri üçün bir qovluq yaradın. Sonra, sənədlərinizi hər bir geniş kateqoriya daxilində daha kiçiklərə bölməlisiniz. Bu o deməkdir ki, işəgötürən qovluqlarınız daha sonra həmin işəgötürənlə hər bir layihə haqqında məlumat olan fərqli qovluqlara bölünə bilər.
- Hər bir geniş kateqoriya daxilində ardıcıl olmağı düşünün. Bu, fayllarınızı tapmağı asanlaşdıracaq. Məsələn, hər bir layihənin alt qovluğunda "layihə sənədləri", "göndərmə" və "əlaqələr" kimi fayllar ola bilər.
- Dosyalarınız üçün daha asan və ya daha uyğun görünsə, qovluqları hər il geniş şəkildə təşkil edə bilərsiniz.
Addım 2. Onsuz da elektron olmayan faylları tarayın və ya yükləyin
Bütün fayllarınızı elektron şəkildə bir yerdə saxlamaq faydalı ola bilər. Tələb olunan vaxta baxmayaraq, fiziki sənədlərinizin elektron şəkildə saxlanılması və ehtiyat nüsxəsini çıxarmaq üçün mümkün qədər çox taramağa çalışmalısınız. Əlavə olaraq, başqa yerlərdə onlayn olaraq saxlanılan bütün faylları yüklədiyinizə əmin olun, əgər yenidən fayllara ehtiyacınız olduqda hosting veb saytına əlçatmaz olar. Bu faylları digərləri kimi təşkil edin.
Addım 3. Fayllarınıza xüsusi adlar verin
Fayl adları asanlıqla başa düşülən və unikal olmalıdır. Yəni fayl adlarınıza baxa və onlarda nə olduğunu dərhal bilməlisiniz. Bir tarixi, faylı ehtiva edən qovluqların işarəsini və fərdi bir tanımlayıcı daxil etməyə çalışın. Məsələn, müştəriniz X Corp üçün 2016 -cı ilin iyun ayında yaradılmış bir hesablama faylına "0616_XCorp_Invoice_2" adı verilə bilər. Bu, açmaq üçün vaxt ayırmadan faylın nədən ibarət olduğunu dəqiq bilməyinizə imkan verəcəkdir.
Dosyalarınızı adlandırmaq üçün hansı sistemdən istifadə etsəniz, bunu ardıcıl olaraq etdiyinizə əmin olun. Bir sistem seçdikdən sonra onunla qalın; sonra geri qayıtmaq və bütün fayllarınızı yenidən adlandırmaq çətin olacaq
Addım 4. Fayllarınızı mütəmadi olaraq yedəkləyin
Elektron sənəd saxlamağın əsas təhlükəsi məlumatlarınızın kompüter qəzası nəticəsində itkiyə məruz qalmasıdır. Dosyalarınızı onlayn bir yedekləmə xidmətinə, CD -lərə və ya xarici bir sabit diskə mütəmadi olaraq yedekləyərək buna hazır olun. Fayllarınızı etiketlədiyiniz kimi bu saxlama cihazlarını etiketləməyinizə əmin olun. Xarici sürücünüz və ya CD -ləriniz varsa, yanğından və ya təbii fəlakətdən tamamilə zərər görməmək üçün onları əsas yaşayış yerinizdən uzaq bir yerdə təhlükəsiz yerdə saxlayın.
4 -dən 4 -cü hissə: Dosyalama Sisteminizin saxlanılması
Addım 1. Sisteminizlə ayaqlaşın
Doldurma sisteminizi yaratdıqdan sonra istədiyiniz kimi istifadə etməyə davam edəcəksiniz. Çox geridə qalmaq, verilməsi lazım olan maddələri görməməzlikdən gəlmək və ya düzgün olmayan şəkildə doldurmaq, qoyduğunuz zəhməti geri qaytara bilər. Sizin üçün işləməyə davam etmək üçün sənəd sisteminizlə ayaqlaşdığınızdan əmin olun.
- Bəzən yerində olmayan faylları axtarmaq sisteminizi qaydada saxlamağa kömək edə bilər.
- Aktiv sənədlərinizi arxiv sənəd saxlamanıza göndərməyi laqeyd yanaşmayın.
Addım 2. Köhnə faylları silin
Bəzi faylları uzun müddət saxlamaq üçün lazımdır. Bununla birlikdə, sənəd sisteminizin ölçüsü məhdud olacaq və artıq lazımsız olan faylları mütəmadi olaraq silməyinizi tələb edəcək. Fayl sisteminizin müntəzəm olaraq təmizlənməsi sistemin düzgün işləməsinə və düzgün işləməsinə kömək edəcəkdir.
- Bir çox köhnə maliyyə sənədlərinin illərlə saxlanılması lazımdır.
- Köhnə büdcələrin, maliyyə hesabatlarının və ya illik siyasətlərin yalnız bir il saxlanılması lazım ola bilər.
- Köhnə faylları silmək, daxil olan sənədlər üçün yer yaradacaq.
- Lazım olmayan sənədlərdən qurtulmaq lazım olan sənədləri tapmağı asanlaşdıracaq.
- Eyni şey elektron sənədlərə də aiddir. Əvvəlki layihələrdəki dublikat, köhnəlmiş və ya lazımsız sənədləri silin.
Addım 3. Köhnə elektron sənədləri arxivləşdirin
Hələ də aktual olan və ya bir gün geri göndərilə biləcək köhnə fayllar arxivləşdirilə bilər. Bu, onları standart sənəd sisteminizdən uzaq saxlamaq, lakin onları mütəşəkkil və əlçatan saxlamaq deməkdir. Arxivləşdirilmiş fayllar üçün əlavə bir geniş kateqoriya qurmağı düşünün. İstifadə edilməmiş faylları alt qovluq formatlamaları pozulmadan bu qovluğa köçürün. Arxivləşdirilmiş faylları fayl ekranınızda saxlamaq istəmirsinizsə, əlifba sırası ilə fayl sıranızın altına düşməsi üçün fayl adının qarşısında "z" işarəsi qoymağa çalışın. Məsələn, buna "z_archive" və ya bənzər bir şey deyə bilərsiniz.
Addım 4. Sənəd sisteminizi asanlaşdırın
Fayllarınızı qaydasına salmaq və onları bu şəkildə saxlamaq həm şəxsi təşkilatçılığınıza kömək edə bilər. Bununla birlikdə, sənəd sisteminizdə hər zaman təkmilləşdirmə üçün yer olacaq. Sənəd sisteminizlə işləməyə davam edərkən, daha da təsirli hala gətirmək üçün edə biləcəyiniz hər hansı bir inkişafa diqqət yetirin.
- İstifadə etmədiyiniz görünən kateqoriyalardan qurtulmaq istəyə bilərsiniz.
- Həddindən artıq istifadə edilən kimi görünən kateqoriyaların daha kiçik kateqoriyalara bölünməsi lazım ola bilər.
