Bir tibb bürosunda işləyirsinizsə və ya öz təcrübənizlə məşğul olursanız, xəstə görüşlərini planlaşdırmaq ən vacib vəzifələrinizdən biridir. Randevu cədvəlinizi düzgün təşkil etmək, heç bir xəstənin sistemdə "itirməməsini" və həm xəstələrin, həm də həkimlərin ofisində xoş bir təcrübə yaşamasını təmin edəcək. Eyni zamanda, cədvəlinizdə məhsuldarlığı artırmaq daha çox randevu sifariş etməyə və ofisinizin gəlirini artırmağa imkan verəcək.
Addımlar
Metod 1 /3: Randevu Planlama Sisteminin Qurulması
Addım 1. Xəstələrin randevularını telefonla, şəxsən və onlayn olaraq sifariş etmələrinə icazə verin
Bu şəkildə, mümkün olan ən çox xəstəni aldığınızdan və müəyyən bir şəkildə randevu ala bilməyən potensial xəstələri itirməyəcəyinizdən əmin olacaqsınız. İnsanların onlayn randevu almasını təmin etmək, 24/7 onlayn girişdən istifadə etməyə və xəstələrin saatlardan sonra görüşlər sifariş etmələrinə imkan verir.
- Bu əlavə effektivliyə əlavə olaraq, xəstələr ümumiyyətlə telefonla görüş təyin etməkdənsə, özlərini onlayn planlaşdırma ilə daha rahat hiss etdiklərini və daha az yükləndiklərini bildirirlər.
- Ofisinizdə istifadə etmək üçün satın ala biləcəyiniz çox sayda onlayn görüş planlaşdırma proqramı var. Ən populyar proqramlardan bəzilərinə AppointmentPlus, Booker və Thryv daxildir. Əlbəttə ki, kodlaşdırma və inkişaf etdirmə bacarıqlarınız varsa, öz planlaşdırma proqramınızı da qura bilərsiniz!
Addım 2. Xəstələrə randevu üçün birdən çox vaxt aralığı təklif edin
Xəstələrinizə mümkün qədər çox seçim verdiyinizə əmin olmaq istəyəcəksiniz ki, onlar öz cədvəli üçün ən yaxşı vaxt aralığını seçsinlər. Bu açıq görünə bilər, ancaq xəstələrinizi xoşbəxt etmək və vaxt çatışmazlığı səbəbindən randevunu ləğv etmək şansını azaltmaq üçün çox vacibdir.
Məsələn, bir xəstədən çərşənbə axşamı saat 1: 00-da onlara uyğun olub olmadığını soruşmaq əvəzinə, onlara çərşənbə axşamı günü 1: 00-2: 00, 2: 00-3 arasında uyğun olan hər hansı bir boş vaxt seçmək imkanı verin.: 00 və ya 4: 00-5: 00
Addım 3. Hər bir planlaşdırılan xəstənin əlaqə məlumatlarını çıxarın
Onlara yaxınlaşan görüşü xatırlatmaq və ya növbəti rezervasiyasını yenidən planlaşdırmaq üçün onlarla əlaqə saxlamalısınız. Randevunu ilk dəfə sifariş edərkən şəxsin telefon nömrəsini, e -poçt ünvanını və poçt ünvanını soruşduğunuzdan əmin olun.
Əgər şəxs şəxsən və ya telefonla randevu verirsə, sadəcə bu məlumatı onlardan istəyin. Randevularını onlayn olaraq təyin edərlərsə, xəstə əlaqə məlumatları üçün onlayn portalınıza bir sahə daxil etməyinizə əmin olun
Addım 4. Xəstələrə təyinatından bir gün əvvəl xatırlatmalar göndərin
Xəstələr randevu vaxtlarını unudub gəlmirlərsə, bu, cədvəlinizdə çoxlu vaxt itkisinə səbəb olur. Xatırlatmalardan istifadə, xəstələrin randevularına gəlməmək riskini azaldır və beləliklə bu vaxt itkisinin qarşısını alır.
- Qısa müddətdə yeni bir e -poçt görməkdən daha çox gələn bir zəng və ya mətni görmə ehtimalı olduğundan xəstələrə zəng etmək və ya mesaj yazmaq ən yaxşı xatırlatmadır.
- Xatırlatma sistemindən istifadə etmək, arzuolunmaz görüşlərin ləğv edilməsini və yenidən planlaşdırılmasını da artıra bilər ki, bu da xəstələrin daha çox nəzarəti hiss etmələrinə səbəb ola bilər və beləliklə, təyinat vaxtlarından daha çox məmnun qalacaqlar.
Addım 5. Ofisiniz üçün təyin olunmuş görüş planlaşdırıcısına sahib olun
Yalnız ofisiniz üçün görüş cədvəlini qorumaqdan məsul deyilsinizsə, əsas təyinat planlaşdırıcısı olaraq birini işə götürün və ya təyin edin. Randevuların təyin edilməsi üçün məsuliyyəti 1 nəfərə həvalə etmək, daha nizamlı bir planlaşdırma proseduruna imkan verəcək və xəstənin ehtiyaclarını və fərdi həkimlərin üstünlüklərini daha yaxşı əks etdirən bir cədvələ səbəb olacaqdır.
Məsələn, 1 nəfər randevuların təyin edilməsindən məsuldursa, diqqətini bir neçə vəzifəyə bölmək əvəzinə müəyyən xəstələrin və ya şərtlərin xüsusi həkimlərlə uyğunlaşdırılması kimi şeylərə diqqət edə bilərlər
Metod 2 /3: Cədvəl daxilində xəstələrin araşdırılması
Addım 1. Bənzər şərtləri və ya problemləri olan xəstələri eyni gündə qruplaşdırın
Həkimlər, oxşar xəstələrin arxa arxaya müalicə edilməsini yüksək qiymətləndirirlər, çünki bu, işlərinə ardıcıllıq qatır və onları daha çox diqqət mərkəzində olan bir tibbi zehniyyətə salır. Beləliklə, görüş cədvəlinizi bu şəkildə təşkil etmək həm ofisinizdəki həkimləri daha xoşbəxt edəcək, həm də xəstələrinizə daha təsirli müalicə almağa imkan verəcəkdir.
Məsələn, müəyyən bir həftə ərzində dəri xəstəlikləri üçün randevu təyin edən birdən çox xəstə varsa, randevuların hamısı həmin həftənin eyni gününə düşəcək şəkildə qurmağa çalışın
Addım 2. Ciddiliyə əsaslanan görüşləri prioritetləşdirmək üçün triage qrafikindən istifadə edin
Cədvəldə bildirilən simptomlar, randevu təcililiyi və randevu müddəti kimi meyarlar olmalıdır. Cədvələ yeni bir randevu əlavə etdiyiniz zaman, randevunun eyni gündə, önümüzdəki bir neçə gün ərzində və ya önümüzdəki bir neçə həftə ərzində sifariş veriləcəyini təyin etmək üçün bu cədvələ baxın.
- Məsələn, bir şəxs randevu almaq üçün zəng edərsə və şiddətli ağrı və nəfəs darlığı kimi simptomları bildirirsə, vəziyyəti çox ciddi ola biləcəyi üçün onları ən qısa müddətdə cədvələ uyğunlaşdırın.
- Cədvəldə təcili vəziyyəti olan birini görmək üçün yer yoxdursa və başqa bir xəstənin görüşünü başqa vaxta təyin etməlisinizsə, hansı randevuların təxirə salınacağını təyin etmək üçün qrafikdən də istifadə edə bilərsiniz.
Addım 3. Yeni xəstələri və mürəkkəb problemləri olan xəstələri iki dəfə sifariş etməkdən çəkinin
Bu randevular, geri dönən xəstələrdən daha çox vaxt və diqqət tələb edəcək. Bunun əvəzinə, yeni xəstələrin yanında az diqqət tələb edən xəstələri "işlə təmin edin" ki, tibb bacıları həkimlə birlikdə işləyərkən yeni bir xəstə üzərində ilkin qeydiyyat aparsınlar.
- Bu şəkildə ikiqat sifariş bir gündə daha çox xəstə görməyinizə kömək etsə də, gözlənilməz hallar yarananda problemlərlə üzləşə bilərsiniz. Problemlərin qarşısını almaq üçün ikiqat sifarişinizi minimuma endirin.
- "İşə girən" xəstələri planlaşdırmaq, xəstələri ehtiyaclarına görə yoxlamaq və daha ciddi problemi olanlar üçün daha çox görüş yeri buraxmaq üçün yaxşı bir vasitədir.
Addım 4. Cədvəlinizi xəstənin ehtiyaclarında mövsümi dalğalanmalar ətrafında planlaşdırın
Müştərinizin demoqrafiyasına əsaslanaraq, ehtimal ki, ilin eyni vaxtında mütəmadi olaraq bir çox görüş təyin olunur. Bu mövsümi dalğalanmaları proqnozlaşdırmaq üçün keçmiş təcrübənizdən istifadə edin və xəstələrinizin ehtiyaclarını ödəmək üçün cədvəldə kifayət qədər yer buraxın.
- Məsələn, yeni dərs ilinin əvvəlində uşaqları üçün hər gün dərsdən əvvəl və sonra bu görüşlər üçün yer buraxmağa çalışmağınızı tələb edəcək çox sayda insanın uşaqlarını yoxlamalarını planlaşdırdığını görə bilərsiniz.
- Ümumiyyətlə, həkimlər üçün ilin ən işlək vaxtlarına yeni dərs ilinin başlaması (yəni avqust), allergiya mövsümü (yəni aprel-iyun) və qrip mövsümü (yəni oktyabr-fevral) daxildir.
Metod 3 /3: Effektiv bir Randevu Cədvəlinin saxlanması
Addım 1. Ətrafınızda cədvəlinizi təşkil etmək üçün həftəlik bir zaman çizelgesi yaradın
İş qrafiki, ofisinizin hər həftə neçə xəstəni planlaşdırmalı olduğu, işçilərin neçə saat işləyə biləcəyi və xəstənin həkimə müraciət etməzdən əvvəl neçə gün gözləyə biləcəyi kimi məlumatları ehtiva etməlidir. Bu məlumatı zaman çizelgenizde əldə etmək, xəstənin ehtiyaclarını ofis işçilərinizin ehtiyacları ilə balanslaşdırmanıza kömək edəcək.
Məsələn, bir həftə ərzində ofisinizin ehtiyaclarını ödəmək üçün kifayət qədər xəstə planlaşdırdığınızı bilirsinizsə, sonrakı həftə ərzində təcili vəziyyəti olmayan xəstələri planlaşdırmağa üstünlük verə bilərsiniz
Addım 2. Xəstə yığılmasının qarşısını almaq üçün dəyişdirilmiş dalğa cədvəlindən istifadə edin
Bu planlaşdırma modelində, xəstə randevuları saatın əvvəlinə yaxın qruplaşdırılır və saatın sonu açıq qalır. Bu cür cədvəllə, saatın sonunda açıq yer, təyinatların gözlənildiyindən daha uzun davam etməsi və ya digər gözlənilməz halların yaranması üçün tampon rolunu oynayır.
- Dəyişdirilmiş dalğa planlaşdırma modeli, xəstənin gözləmə müddətini kəskin şəkildə azaldacaq və bununla da daha çox xəstənin məmnuniyyətinə səbəb olacaq.
- Saatın sonunda boş vaxtınız varsa, o zaman ofisdəki sənədləşmə işləri, telefon danışıqları və ya hətta işçi yığıncaqları keçirmək kimi digər vəzifələri yerinə yetirmək üçün istifadə edə bilərsiniz.
Addım 3. Ləğv edildikdən sonra cədvəl yerini itirməmək üçün gözləmə siyahısından istifadə edin
Bir gözləmə siyahısına sahib olaraq, əvvəllər təyin edilmiş randevu ləğv edildikdə, xəstələri son anda cədvələ əlavə edə bilərsiniz. Bu, bir xəstə sizi ləğv edərkən ofisinizin itirəcəyi vaxt və gəliri minimuma endirəcək.
Gözləmə siyahınızı rəqəmsal formatda yaradın və bir cədvəl açıldıqda siyahıdakı xəstələrə dərhal bir mətn və ya e -poçt göndərə biləcəyiniz şəkildə qurun. Bu, siyahıdakı xəstələrlə telefonla əlaqə saxlamaqdan daha səmərəlidir
Addım 4. Gəliş vaxtlarını təyin olunan vaxtdan 20 dəqiqə əvvəl təyin edin
Bu, qeydiyyat məntəqəsindəki işçilərə həkimlə planlaşdırılan görüşdən əvvəl bir xəstədən bütün lazımi məlumatları toplamaq üçün çox vaxt verəcək. Görüş vaxtlarını bu şəkildə təşkil etmək, bütün günün cədvəlini ləğv edə biləcək gecikmələrin qarşısını alır.
